属人化を解消し組織力を高める！具体的な方法と成功のポイント

「あの人がいないと、この業務は誰もわからない」「担当者の急な退職で、重要な顧客情報や技術ノウハウが失われてしまった」。多くの組織が、このような「属人化」という見えないリスクを抱えています。

特定の個人に依存した業務体制は、生産性の低下や事業継続の危機に直結しかねません。本記事では、属人化の根本原因を解き明かし、業務の標準化からナレッジ共有の仕組みづくりまで、組織力を最大化するための具体的なステップを解説します。明日から実践できる方法を学び、誰が担当しても品質が保たれる、しなやかで強い組織への変革を始めましょう。

1.属人化とは何か？その定義と組織への影響

Photo by LinkedIn Sales Solutions on Unsplash

1.2.属人化の基本的な定義と種類

属人化とは、業務や意思決定が特定の個人に依存し、その人しか把握していない状態を指します。この状態は、業務の性質によって大きく次の3つに分類できます。

• 技術型

特定の製造工程や専門的なノウハウが、個人の経験や知識の中にしか存在しないケース。

• プロセス型

業務の手順やフローが文書化されておらず、担当者の頭の中にしかないケース。

• 関係型

顧客や取引先との関係性が担当者個人の信頼関係に依存しており、その知見が共有されていないケース。

1.3.属人化が引き起こすデメリットとリスク

• 業務停滞

キーマンが不在になると生産が停止し、納期遅延などの事業機会の損失につながります。

• 品質低下

個人の経験や勘に依存した作業が増えることで、製品やサービスの品質にばらつきが生じます。

• 負荷集中

特定のベテラン社員にタスクが集中し、過度な負担による心身の疲弊や離職リスクが高まります。

• 知識・ノウハウの流出

担当者が退職すると、長年培われた技術や重要な顧客情報が社外に流出する恐れがあります。

2025年9月に実施された民間調査では、企業の重要スキルの約60%が50代以上の社員に集中しており、管理職の74.5%が「ベテラン社員の退職は経営リスクである」と回答しています(taiziii.com)。

1.4.属人化が発生する主な原因

• 業務設計段階での文書化不足

業務プロセスを立ち上げる際に、手順やルールを明文化する習慣がない。

• 人員不足による兼任体制の常態化

一人の従業員が複数の業務を掛け持ちすることで、情報共有の余裕がなくなる。

• OJT偏重の教育文化

体系的な研修よりも現場での徒弟制度的な指導に頼りがちになる。実際、中小企業庁の調査によると、人材育成の課題として『指導する人材が不足している』『OJTが体系的でない』といった点が上位に挙げられており、結果的に個人の経験に頼る構造を生み出しています(chusho.meti.go.jp)。

• ナレッジ共有ツールの未整備

情報を一元管理し、誰もがアクセスできるITインフラが整っていない。

2.属人化解消が組織にもたらすメリット

Photo by Vitaly Gariev on Unsplash

2.1.業務効率と生産性の向上

業務フローを標準化することで、担当者が不在でも他のメンバーが即座に対応可能になります。例えば、自動車部品を製造するある企業では、熟練工の勘に頼っていた研磨工程の作業標準書を写真付きで整備した結果、新人でも品質を維持できるようになり、部署全体の残業時間が月平均20%削減されました。

2.2.品質安定とリスク分散

マニュアルに基づいた二重チェック体制などを導入し、個人のスキルへの依存度を低減することで、急な欠員が発生してもサービス水準を維持できます。キャディ株式会社の調査では、製造業の現場従事者の98%が「属人化による損失」を経験していると回答していますが、AIによる知見検索システムを導入したことで、その半数がリスク軽減を実感したと報告しています(caddi.com)。

2.3.従業員の成長とモチベーション向上

知識が組織全体で共有される文化が醸成されると、チームや部署を横断したスキル習得が促進されます。従業員は多様な業務を経験することで自身のキャリアパスを広げることができ、エンゲージメントの向上につながります。事実、米ギャラップ社の調査によれば、従業員が自身の成長機会を認識している場合、エンゲージメントが大幅に向上することが示されています。属人化の解消は、個々のスキルアップを促し、組織全体の活力を生み出す好循環の起点となるのです。

3.属人化を解消するための具体的なステップと方法

Photo by Vitaly Gariev on Unsplash

3.1.現状把握と課題の特定

• ヒアリングと業務棚卸し

各部署で「担当者が不在なら止まるタスク」を具体的に洗い出します。

• インパクトと発生頻度での評価

洗い出したタスクを「業務への影響度」と「担当者不在の発生頻度」のマトリクスで評価し、解消すべき優先順位を決定します。

3.2.業務の可視化と標準化

• プロセスの図式化

SIPOCやフローチャートといったフレームワークを用いて、業務の全体像と流れを図で示します。

• タスクの分解と責任範囲の明確化

各プロセスを具体的なタスクに分解し、誰が何をすべきかの責任範囲を明確にします。

• 共有タスクへの移行

特定の個人しかできない「属人領域」を、チームで対応可能な「共有タスク」へと移行させます。

3.3.マニュアル作成とナレッジ共有の仕組み構築

• ハイブリッドマニュアルの作成

操作画面の動画キャプチャとテキストの手順書を組み合わせることで、誰にでも分かりやすいマニュアルを作成します。

• 更新履歴の管理

社内WikiやLMS（学習管理システム）を活用し、情報が常に最新の状態に保たれるように更新履歴を管理します。

• 検索性の向上

近年では、社内ナレッジを学習させた生成AIを導入し、必要な情報を対話形式で瞬時に引き出せるようにする事例も増えています。

3.4.多能工化とOJTによるスキル移転

• ローテーション研修の実施

定期的なジョブローテーションにより、従業員が複数の工程や業務を担当できる環境を作ります。

• ペアリングによる相互学習

指導役を固定せず、従業員同士がペアを組んで教え合うことで、相互理解とスキル移転を促進します。

• 進捗の可視化

OJTの進捗状況をトラッキングシートなどで管理し、誰がどのスキルを習得しているかを可視化します。

3.5.ITツールを活用した情報共有と業務効率化

• グループウェアの活用

タスク管理ツールやチャットツールで、業務の進捗と関連ドキュメントを紐付けて管理します。

• RPAによる定型作業の自動化

繰り返し発生する定型作業をRPA（Robotic Process Automation）で自動化し、属人化の温床そのものをなくします。これにより、月25時間以上の業務削減を達成した事例もあります。

• LLMとRPAの連携

最新の研究では、大規模言語モデル（LLM）とRPAを組み合わせた新手法により、従来の自動化プロセスに比べて処理時間を最大52%短縮したという報告もされています。

3.6.定期的な見直しと改善サイクル

• PDCAサイクルの実践

四半期ごとなど定期的にPDCAサイクルを回し、新たな属人化が発生していないかをチェックします。

• KPIによる数値化

「特定担当者しか対応できないタスク数」や「マニュアル化率」などをKPI（重要業績評価指標）として設定し、進捗を客観的に測定します。

4.属人化解消を成功させるためのポイントと注意点

Photo by Hoi An Photographer on Unsplash

4.1.経営層のコミットメントと全社的な意識改革

トップが属人化のリスクを深く理解し、その解消を全社的な重要施策として位置付けることで、必要なリソースの確保や各部署の協力が得やすくなります。ハーバード・ビジネス・レビューでも、組織変革を成功させる最も重要な要因は「経営トップによる明確なビジョンと一貫した支援」であると繰り返し指摘されています(hbr.org)。属人化解消は単なる現場の業務改善ではなく、経営戦略の一環として推進する必要があります。

4.2.スモールスタートと段階的な導入

最初から全社一斉に展開するのではなく、まずは影響範囲の小さい特定の部署でパイロットプロジェクトを実施し、そこで得られた成功事例やノウハウを他の部署へ横展開していくのが効果的です。

4.3.従業員の理解と協力体制の構築

• 目的の共有

なぜ属人化を解消する必要があるのかを丁寧に説明し、個人の負担軽減やスキルアップにも繋がるというメリットを共有します。

• インセンティブの設計

自身の知識やノウハウを積極的に共有した従業員に対して、人事評価でインセンティブを与えるなど、協力体制を促す仕組みを構築します。

4.4.継続的な取り組みの重要性

一度仕組みを構築しても、定期的な見直しを怠ると数年で元の状態に戻ってしまう可能性があります。定期的な監査や、業務内容の変化に合わせた仕組みのアップデートが不可欠です。

5.まとめ 属人化解消で持続可能な組織へ

Photo by Vitaly Gariev on Unsplash

5.1.属人化解消の重要性の再確認

厚生労働省の推計によると、日本の生産年齢人口は2040年に6,213万人まで減少する見込みであり(mhlw.go.jp)、限られた人的資源を最大限に活用することはあらゆる企業にとって急務です。属人化の解消は、不測の事態に強いレジリエントな組織を築き、新たなイノベーションを創出するための重要な基盤となります。

5.2.今すぐ始めるべき第一歩

まずは、あなたのチームで属人化しているタスクを一つだけ選び、その業務フロー図と簡単な手順書を今日中に作成することから始めてみましょう。作成したドキュメントを共有フォルダや社内Wikiに保存し、チームメンバーにレビューを依頼する。この小さな成功体験を積み重ねることが、持続可能な改善サイクルを回すための大きな原動力となります。