人事
契約書電子化って？かかるコストと事務代行を活用した最適化戦略
目次
はじめに
多くの企業では、依然として紙の契約書を使い続けています。契約書はビジネスに欠かせない文書ですが、紙媒体のまま管理し続けると、知らず知らずのうちに大きなコストが発生していることをご存じでしょうか。
第一に、紙の契約書を保管するには専用のスペースが必要となり、オフィスの賃料や倉庫の維持費がかさむことがあります。これは契約書の量が増えれば増えるほど大きな支出となり、保管スペース削減ができていない企業ほど負担は重くなりがちです。
第二に、紙を扱う業務では、印紙税や郵送費用などの細かな経費が積み重なります。取引先やクライアントとのやりとりで必要になる印紙や、書類を郵送するための郵送代金は決して無視できない出費です。また、紙の契約書を探すときの検索コスト、すなわち担当者の人件費も見えにくい出費として潜んでいます。
そして第三に、紙の契約書を探す手間や、リモートワークが進んだ環境下でのアクセスのしにくさといった、非効率性が業務全体のスピード感を損ねる点です。必要な契約書をすぐに確認できずに業務が滞ってしまうと、企業活動の機動力が落ち、競争力にも影響します。これらの隠れたコストを削減し、より効率的で安全な契約手続きを行うために、多くの企業が契約書電子化を検討し始めています。
1. 契約書電子化の必要性とそのメリット
1.1.なぜ今、契約書電子化が急務なのか？
昨今のビジネス環境では「電子帳簿保存法」や「インボイス制度」の改正・施行が進み、紙の契約書だけを保管していてはコンプライアンス基準を満たすのが難しくなる恐れがあります。 また、リモートワークが普及し、社外でも契約書をスピーディに確認・共有できる体制が求められるようになりました。
紙のままでは出社しなければ原本を閲覧できませんが、電子契約システムやクラウドストレージに契約書をまとめておけば、外部からでもアクセス可能です。 さらに、契約書電子化によって印紙税削減が可能です。紙に貼る印紙は細かい金額とはいえ、まとまると大きなコスト。電子契約であれば印紙不要なケースが多く、長期的には大幅な節約となります。 こうした背景から、時代の要請と実利の両面で「契約書電子化」が急務とされています。デジタルトランスフォーメーションの一環として、企業全体の情報管理を見直すきっかけにもなるのです。
1.2.契約書電子化で削減できるコストと、発生する「移行コスト」
契約書電子化によるメリットとして最も大きいのは、印紙税や保管スペース削減、人件費削減などの直接的なコストカットです。紙の検索に手間取らなくなることで、作業効率が上がるのも見逃せません。
一方、過去に紙で保管してきた契約書を、まとめてスキャン代行サービスなどを利用して電子データにする作業には「移行コスト」が発生します。具体的には、大量の契約書スキャンやデータ入力サービスを外注する費用、さらに社内が電子化された環境に適応するための研修費用なども含まれます。
この移行コストは最初の導入段階で大きく見えやすいですが、長い目で見れば、契約書管理システム（CMS）の導入とあわせて全面的にペーパーレス化を進めることで、将来的なコスト最適化を達成できる可能性が高まります。 結果として、契約書電子化は負担をかける初期段階さえ乗り越えれば、セキュリティ維持やパフォーマンス向上をしながら企業の経営体質を強化する有効な手段になるといえるでしょう。
2.契約書電子化にかかる「コスト」の具体的な内訳
2.1.初期コスト：システム導入費用
最初に発生するのは、電子契約システムや契約書管理システム（CMS）の導入費用です。これにはシステム導入費やコンサルティング費用などが含まれ、企業の規模や要件に応じて幅が広くなります。
たとえば、月額数千円から利用できるクラウド型サービスもあれば、大規模な企業ではカスタマイズ費用をかけて自社にフィットさせるケースもあります。導入前の要件定義やシステム評価に十分な時間をかけることで、運用スタート後のトラブルを減らすことがポイントです。
電子署名機能が使えるサービスを導入すれば、締結までのやりとりもオンラインで完結しやすくなります。これは契約締結スピードの向上だけでなく、コンプライアンス基準を満たすためにも重要な機能となります。 結果的に、初期コストを抑えるには複数のサービスを比較検討し、機能や費用対効果を丁寧に検証することが必要です。
2.2.移行コスト：過去の契約書をデジタルデータに変換する費用
最も大変だと感じる企業が多いのが、紙で保管している大量の契約書を電子化する作業です。これを「移行コスト」と呼びますが、実際には契約書スキャンやデータ化作業、ファイル命名やアクセス権限管理などの運用ルール策定に関する労力も含まれます。
社内で作業する場合、人件費や作業時間がかなりかかるため、業務負荷が他領域へ波及するリスクがあります。そこで、スキャン代行サービスや事務代行サービスを活用して、データ入力サービスまで専門業者に一括で任せる方式が注目されるようになりました。
この方法を使うと、社内リソースを本来のコア業務に回すことができるため、トータルで見ればコスト最適化が実現できる可能性が高いです。ただし、委託先の情報セキュリティやPマーク・ISMS認証の有無を必ず確認するなど、品質面でも入念なチェックが不可欠です。 移行コストを適切にコントロールするために、どの範囲まで外注し、どこまで社内対応にするかを明確化することが重要です。
2.3. ランニングコスト：運用・維持費用
契約書電子化は導入して終わりではなく、継続的な運用コストが発生します。具体的にはシステムの月額費用、クラウドストレージの容量追加費用、システム保守やセキュリティ維持のための費用が主な項目となります。
さらに、運用ルール策定後も社員がそのルールを守り続けられるよう、定期的な社内研修やマニュアル整備の手間が必要です。そして、新たな法律改正や取引先の要望に対応するためのアップグレードやカスタマイズもしばしば求められます。 しかし、これらのランニングコストは紙の大量保管や検索の煩雑さを考えれば、むしろ効率化によるメリットが上回るケースが多いです。長期的視点でコストシミュレーションを行い、全体のROI（投資対効果）を把握しながら導入を検討することが大切です。 快適な電子契約環境を維持するためには、継続的な費用を適切に計画し、契約書管理のルールを定期的に見直す姿勢が求められるでしょう。
3. 最も大きな課題：「移行コスト」を事務代行で最適化する方法
3.1.過去文書の「スキャン・データ入力代行」による解決
電子帳簿保存法やインボイス制度に適合するためには、過去分も含めて契約書を電子保管したいというケースがほとんどです。しかし、何年分もの契約書スキャンとデータ入力サービスを社内で行うのは途方もない労力になります。
そこで、スキャン代行サービスや事務代行サービスを活用すると、作業時間を大幅に削減でき、専門スタッフが確実に電子データ化してくれます。読み取り品質が高ければ、高度な検索性も担保できますので、後々の調査や監査対応もしやすくなります。
この方法を使えばリソースを本業に集中させられる一方、委託費用がかさむのではと懸念する声もあります。しかし、社内人件費や機器購入費、その他の間接費用をトータルで比較すると、むしろコスト最適化に寄与する場合が多いのです。 また、一部だけ専門業者に任せ、追加のデータ入力やチェックを社内で行うなど、柔軟な分担方法も考えられます。予算と品質のバランスを見ながら計画を立てるのがコツです。
3.2.運用ルールの策定支援
紙の契約書が電子化された後、最終的には社内で持続的に運用できる仕組みづくりが必要です。しかし、どの部門がどの文書にアクセスできるのか、どのように電子署名を行うのかなど、運用ルール策定には細かな検討が求められます。
事務代行サービスを提供する会社の中には、運用ルールのコンサルティングまでカバーしているところもあります。具体的には、アクセス権限管理をどう取り決めるか、文書管理のライフサイクルをどうするかといった点を企業ごとに最適化して設計してくれます。 このようなサポートを受けることで、電子化後の安定運用までスムーズに移行しやすくなります。
せっかく電子化しても、ルールが曖昧なままでは検索性やセキュリティ面で問題が生じるリスクが高くなるからです。 また、従業員50名以上規模の企業では、情報セキュリティやコンプライアンス要求もより厳しくなりがちです。PマークやISMS取得のためにも、外部の専門知識を活用しながら包括的に管理体制を整える意義は大きいでしょう。
3.3.事務代行を活用したコストシミュレーション例
例えば、過去3年分の契約書をすべて社内対応で電子化しようとすると、100時間以上の作業が必要になる場合があります。これは実際に書類をスキャンし、検索しやすい形にファイルを整理する時間だけでなく、チェックや修正の工数を含めるとさらに増える可能性が高いです。
一方で、事務代行サービスを活用して移行作業を行ったケースでは、20〜30時間程度の社内対応に圧縮できたという事例もあります。委託費用によって一時的な支出は発生しますが、担当者が別の優先度の高いプロジェクトに注力できるメリットも大きいです。
実際のコストシミュレーションを行う場合、外注作業のスケジュールや紙資料の量、データ形式などを総合的に考慮する必要があります。適切に計画を立て、必要な作業項目を洗い出すことで、「移行コスト」の負担を最小限に抑えた導入が可能となるでしょう。 こうしたシミュレーションを重ねつつ、企業独自の事情に合わせて段階的に電子化を進めるのが得策です。
4. 契約書電子化を成功させるための3つのポイント
4.1.必要な契約書と不要な契約書の仕分けを明確にする
契約書電子化に取り掛かる前に、まずは現状を正しく把握することが大切です。実際には、昔の契約書であっても法的保管義務があるものや、将来的に参照する可能性が高いものがあります。
一方で、すでに取引関係が終わり、保管義務期間を過ぎた契約書は優先度が下がります。 この仕分け作業によって、本当に必要な契約書だけを厳選して電子化すれば、全体的な作業量やコストを抑えることができます。
特に最近はCMSをはじめとした契約書管理システムが進化しているので、文書管理の分類作業も比較的スムーズに行えます。 とりわけ従業員50名以上規模の企業では、契約数や書類量が膨大になります。電子化戦略そのものを簡易化するうえでも、仕分けのプロセスをしっかり設計することが成功への第一歩となります。 過去の取引関係や法令を踏まえながら、不要なものと重要なものを分けることが、契約書電子化の効率性を高める基本的な手段と言えるでしょう。
4.2.セキュリティとコンプライアンス基準を重視する
契約書電子化においては、情報セキュリティが非常に重要です。紙であれば物理的に鍵をかけて保管するだけでしたが、電子化されたデータはネットワークを通じて閲覧・修正できるため、より厳重な監視体制が求められます。
具体的には、システム導入費用内でどの程度の暗号化やアクセス制限が設定できるのか確認することが必要です。さらに、委託先やシステムベンダーがPマークやISMSなどの認証を取得しているかも、セキュリティ水準を計る目安になります。
コンプライアンス基準に関しては、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応だけでなく、業種によっては法的要件や業界固有ルールが追加で存在するかもしれません。社内でポリシーを定めるには、法務部門や情報システム部門など、複数部門の連携が欠かせません。 最終的に、契約書の電子化はリスクが増えるわけではなく、適切に運用すればむしろ安全性が高まります。高水準のセキュリティ基準を守りながら、ビジネス効率を向上させるのが理想です。
4.3.最終的な運用は社内で行う体制を確立する
事務代行サービスを利用して電子化作業を進めるのは効率的ですが、最終的な運用責任は企業側にあります。したがって、委託に頼りきりにならず、社内スタッフが電子契約システムを理解し、メンテナンスや更新を自主的に行える体制をつくることが大切です。 このためには、ベンダーや事務代行サービスからのレクチャーを受けるだけでなく、運用マニュアルを整備し、定期的に改訂する仕組みも必要になるでしょう。
担当者が変わってもスムーズに引き継ぎができるようにしておくことが重要です。 また、普段の業務で契約書を扱う部署間の連携も欠かせません。紙から電子ファイルへ移行すると、回覧方法やチェックフローが変わる場合があるため、従来の業務プロセスを再検討する機会にするのも良いでしょう。 将来的に追加の要件が出てきても、自社で対処できる基盤を持つことで、デジタルトランスフォーメーションを更に深め、ビジネス競争力を高める土台を築くことができます。
まとめ
本記事では、契約書電子化の必要性や具体的なコスト、そして最も大きな課題である「移行コスト」を事務代行サービスで最適化する手法について解説してきました。
企業にとって、契約書電子化は印紙税削減や保管スペース削減などの経費削減はもちろん、リモートワーク推進やコンプライアンス基準の強化といった観点からも有効な施策です。
しかし、その導入にはシステム導入費用やランニングコスト、そして大量のデータ化作業が伴います。ここで、事務代行サービスの活用が「一時的な負担」を「恒久的な資産」へと変換してくれる大きな力となるでしょう。
移行コストを中心に検討すると、大量の契約書スキャンやデータ入力作業は負担に感じられるかもしれません。しかし、細部までルールを策定し、外注と内製のバランスを上手く取りながら、段階的に進めることで生産性向上とコスト最適化の両立が期待できます。
最終的には、社内で運用ルールを確立し、情報セキュリティを維持しながら効率良く契約書を管理できる体制を構築することが目標です。今回の内容が、契約書の電子化を検討している企業やプロジェクトリーダーの方々にとって有益な指針となれば幸いです。引き続き、ビジネスの持続的成長と競争力強化のために、電子化とデジタルトランスフォーメーションを推進していきましょう。
