経理
経理業務のフローとは？効率化するためにはどうする？
目次
はじめに
経理業務が企業にとって重要であることは、多くの事業部門長や経営者の方にとって周知の事実です。日々のお金の流れを適切に把握し、正確に記録・管理を行わなければ、会社の資金繰りや将来の投資戦略にも影響が及びます。
しかし、経理業務には多くの工程が存在し、従業員が増えるほど作業のボリュームも増大しがちです。そこで必要となるのが、あらかじめ流れ（プロセス）を整理した「経理業務フロー」です。このフローを明確に描くことで、経理業務フローの改善や最適化を行い、従業員の負担軽減や正確性の向上など多くのメリットを期待できます。
本記事では、経理業務フローとは何かを解説し、日次・月次・年次の具体例を示します。さらに、経理業務フローを作成する手順や効率化のポイントにも触れることで、経営意思決定に役立つ情報を提供します。企業の経理を管理する方々が、ビジネスを安全かつ円滑に運営するためのヒントになれば幸いです。
1. 経理業務フローとは？
経理業務フローは、企業のお金にまつわる手続きを時系列で整理した流れを指します。売上や支出、請求や支払いなど、どのように情報が集められ、処理され、最終的な経営判断につながるかを図式化することで、業務の見通しが良くなります。
1.1. 経理業務フローの基本概念
経理業務フローとは、日々発生する経理上の作業内容を一連のプロセスとして可視化することです。たとえば、商品の販売代金を受け取ってから、顧客への請求書発行、入金チェック、最終的に会計システムへ反映するまでの流れを示します。 このフローを作成しておくと、誰がいつ何を行うべきかが具体的にわかりやすくなります。
また、経理業務フローを利用すると、作業の漏れや重複を防ぎやすくなり、経理業務フロー管理をしやすくなるのです。 さらに、経理業務フローのテンプレートや経理業務フロー ソフトウェアを用いることで、簡単に図に表せるようになってきています。これらのツールを通じて、標準化・最適化を短期間で実現できるでしょう。
1.2.経理業務フロー作成のメリット
経理業務フロー 作成メリットとして最も大きいのは、業務が「見える化」されることです。担当者が替わっても、はじめからマニュアルを読み込む手間を大幅に減らすことができます。
また、経理業務フロー 分析を行うと、無駄なプロセスや二重チェックの見直しが可能になります。これによって業務効率が上がり、経理業務 フロー 改善に直結するわけです。 さらに、経理業務フローのチェックリストをうまく使えば、タスク抜けやミスを防ぐことにもつながります。必要な書類の添付やシステムへの入力漏れがないか、ひと目で分かるのは大きなアドバンテージです。
2. 経理業務フローの具体例
経理業務フローをよりイメージしやすくするために、日次・月次・年次それぞれの例を紹介します。実際の企業現場では、業種や組織規模に応じて細かい点が変動しますが、基本的な流れは大きく変わりません。
2.1. 日次の経理業務フロー
日次の経理業務フローでは、毎日の売上データの確認や現金出納のチェックが中心となります。小口現金がある場合は、その支出内容を整理しましょう。
まずは、売上伝票や領収書などを集めて、経理システムへ入力します。経理業務フロの自動化が進んでいる企業では、レシートをスキャンしてソフトウェアに取り込むだけで仕訳が簡単に作成されることもあります。
最後に、現金や振込の状況を照合して記録し、日次の帳簿がきちんと合っているかをチェックします。これをきちんと行うことで、月末や年末に慌てずに済むのです。
2.2.月次の経理業務フロー
月次の経理業務フローでは、月単位の支出入金の締めや、計上すべき費用や売上を整理して月次決算を行います。毎日の業務を正確に行っていれば、このフェーズの作業が比較的スムーズになります。
具体的には、取引先への請求書発行や、差し引きするべき経費・税金の確認を行い、最終的に支払い業務に反映させます。また、それらを集計して試算表などを作成することで、経営陣に対してタイムリーな経営判断材料を提供することができます。
経理業務フロー ツールを活用して、月次の支払いスケジュールを立てたり、スケジュール管理機能で作業漏れを防いだりするやり方も有効です。
2.3.年次の経理業務フロー
年次の経理業務フローは、法人税や決算書など大きな手続きを伴います。企業ごとに会計期間が異なる場合は、その年度末から一定期間内に法律で定められた書類を提出する必要があります。
この時期は書類やデータが大量に発生するため、ペーパーレス化やキャッシュレス化を導入しておくと、膨大な手作業を削減しやすいです。さらに、経理業務フローのガイドに沿ってスケジュールを組むことで遅延を防止できるでしょう。 決算処理が終わった後にも、監査や税務当局からの問い合わせに対応する場面があります。年次業務を円滑に進めるためには、日次や月次の経理業務フローをしっかり回しておくことが大切です。
3. 経理業務フローの作成手順
ここでは、経理業務フローを初めて作成する人でもスムーズに取り組めるステップを紹介します。企業の実態に合わせて、自由にカスタマイズしながら進めてください。
3.1. やるべきことを明確にする
最初にやるべきことは、なぜ経理業務フローを作るのか目的を定めることです。業務の無駄を省きたいのか、ミスを減らしたいのか、それとも社内外へのアピールとしてルール化したいのかによって、作り方や力を入れるポイントが変わってきます。
経理業務フローの戦略を考える上では、経営側の要望や現場担当者の声をきちんとヒアリングする必要があります。意見を集約して共通認識をもつことで、プロジェクトを円滑に進められるでしょう。
たとえば、「経理スタッフの作業時間短縮」を最大の目的とするのなら、可能な限りITツール導入を推進し、経理アウトソーシングを検討するのも一つの手段といえます。
3.2. 業務内容を細かく知る
次に、現在すでに行っている経理業務をできるだけ詳しく洗い出します。日常的に処理している業務だけでなく、定例化していない雑務も含めると、全体像がより正確になります。
この段階でよく用いられるのがヒアリングシートや、各部署から提出してもらう作業記録などです。これらをもとにして、経理業務フロー 設計を、現実に即した形でスタートさせられます。
もし複数の営業拠点や事業部門が存在する場合は、一括して情報を集めるだけでなく、部門別の特性も考慮します。そうすることで、後のフロー作成がスムーズになります。
3.3. 業務の詳細を洗い出し
業務内容の大枠を把握できたら、さらに粒度を下げて具体的な手順や必要な書類をリスト化します。請求書や領収書の記入方法、支払い期限の管理など、実務上で発生しうる課題を書き出しておくとベストです。
この洗い出しによって、経理業務フロー コンサルティング会社を利用する場合でも、どの程度まで外注可能かが明確になります。ほかにも、経理業務フロー 分析を行いながら、効率化できるポイントを探ることができるでしょう。
「どの書類が必要なのか」「どこで承認が必要か」などのプロセスを明示しておくことで、経理業務フロー ベストプラクティスに近づくことができます。
3.4. タスクの確認と整理
続いて、業務を処理するためのタスク一つひとつを点検し、正しい役割分担ができるように整理します。複数人で連携をとっている場合は、誰が責任者なのか明確にするとミスが減ります。
この段階では、社内フローに加えて経理アウトソーシングの範囲を検討するのも有効です。専門サービスを活用すれば、ルーティンワークから一定部分を切り出し、コア業務に専念できる利点があります。
タスク整理を終えたら、冗長なステップや紙ベースで行っている業務など、改善の余地がある工程を把握しておくと、次の時系列整理がスムーズに進みます。
3.5. 時系列でのタスク並べ替え
タスクを洗い出したあとは、時系列に沿って並べ替えを行います。冒頭で挙げた日次、月次、年次といった区分のほか、支払期日や入金タイミングに合わせて細かい項目を配置すると間違いが減らせます。
また、外部のシステムや銀行作業が絡む部分は、処理にかかる時間や締め切りを考慮して早めに組み込むとよいでしょう。経理業務フロー 作成手順の中でも、この工程は特に細心の注意を払うところです。
経理業務フロー プロセスの流れに無理があると感じたら、段階的に修正しましょう。最初のバージョンで完璧を目指すより、適宜アップデートするほうが実務にフィットしやすくなります。
3.6. 効率化ポイントのチェック
最後に、作成した経理業務フローを見ながら、どこに効率化できるポイントがあるかを探します。ペーパーレスやキャッシュレスの導入により、書類発行や小口現金の扱いが軽減できるケースがあります。
そのほか、経理業務フロー ツールで自動仕訳機能を活用すれば、手入力の手間を省けます。経理業務フロー 改善は、そのままコスト削減やミス率の低下につながり、結果的に企業のスピード感ある経営へとつながるのです。 このように、効率化を意識したフローを設計し実行することで、経理スタッフの負担軽減や経営者の意思決定をサポートする環境を作ることが期待できます。
4. 経理業務の効率化ポイント
経理業務の効率化を進めるにあたり、ペーパーレス化やITツールの導入など、実践しやすい方法は数多くあります。
まずは、経理業務フロー ペーパーレスを実現する取り組みから検討しましょう。紙の請求書や領収書を電子化すると、検索や集計が容易になり、書類保管スペースも削減できます。
同時に、キャッシュレスを導入すれば、小口現金の取扱額を減らせるばかりか、金融機関への入出金にかかる時間も削減できます。経理業務フロー キャッシュレスを導入することで現金管理のミスやリスクを抑えられる点は大きなメリットです。
さらに、税務や監査面でも電子取引に対するサポートが進んでおり、法的要件を満たした電子データ保存制度を活用すれば、コンプライアンス強化に寄与します。
近年では、クラウド会計ソフトから経費精算システムまで、経理業務 ITツールが数多く提供されています。自動仕訳やAPI連携を活用すると、他部署とのデータ共有が簡単です。 とくに、経理業務フロー ソフトウェアを導入する場合は、現場の声を十分に反映させて選定しましょう。
ITツールに慣れていないスタッフには、研修やマニュアル整備も必要ですので、最初の導入時に計画を立てておくとスムーズです。 こうしたデジタル化は経営者にとってもメリットが大きく、経営判断を下すためのレポート作成がスピーディーになるだけでなく、会社の成長に合わせた拡張が容易になります。
5. 効率化で企業を強化
経理業務フローをしっかり設計し、ペーパーレス化やキャッシュレス化、ITツールの導入などの効率化を進めることは、企業全体のスピードと透明性を高めるうえで重要です。
本記事でご紹介した日次・月次・年次ごとの経理業務フローや、経理業務フローの作成手順を踏まえて、まずは自社の現場に合ったフローを作成してみてください。経理アウトソーシングの活用も含めて検討することで、担当者の負荷を適切に軽減し、リスク回避やコンプライアンスの強化にもつなげられます。
経理業務フローのストプラクティスを追求することは、単に事務作業を効率化するだけでなく、企業が持続的に成長するための基盤づくりでもあります。経理業務を円滑に回し、企業価値を高めるための一歩を、ぜひ今日から始めてみましょう。
