今回お話を伺った方｜
セールス&マーケティング部 リーダー　久保直人さん（営業担当）
セールス&マーケティング部　児玉亜美さん（マーケティング担当）

１.人員減少で浮き彫りになった、「細かい業務」という大きな負担

___ワカルクとの取引が始まったのは2023年9月頃でしたが、どのような背景からご相談をいただきましたか？

久保さん： 私が入社して数ヶ月後にチーム編成の変更があり、メンバーが1人少なくなりました。人が減ると当然ながら一人あたりの商談数も増え、業務負担が一気に大きくなりました。特に、セキュリティチェックシートの作成やファイル共有の事務手続きといった「細かい業務」の重さがじわじわ効いてきて。

本来であれば、お客様との商談やメール対応、次のアクションを考えるといったコア業務に集中したいのに、前に進む案件が増えれば増えるほど負担が重くなっていく状況に、「このままではまずい」と危機感を覚えていました。

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___内製で営業アシスタントを雇うという選択肢もあったかと思いますが、最初から外注を検討されていたのでしょうか？

久保さん： そうですね。実際にうまく業務を切り分けて依頼できるかも不明瞭な中で、アシスタントの方に来ていただくほどの業務量はないかもしれない。また、採用するための業務も増えるし、時間もかかってしまいます。そのため「必要な分だけ依頼できる」サービスを探していました。

児玉さん： もし業務量がそこまでに満たない場合、社員を採用すると、その人の仕事を無理に作らなければならない状況が発生してしまいます。それよりも、必要に応じて柔軟に外注できる形のほうが我々の規模に照らして適切だと考えていました。その分、情報を包み隠さず共有しながら、外部パートナーとの連携にしっかりエネルギーを注ぐことにしています。

２.「生煮え」の相談でも、しっかり聞いて整理してくれる安心感

___実際にワカルクとの業務が始まってみて、どのような印象でしたか？

久保さん： 最初から今に至るまで、私たちの仕事の場合、「この領域はこれ」とカチッと決めて渡せるような業務ってなかなかないんですよね。サービスも増えるし、売り方も変わるので、その都度やり方を見直すことになります。だから頭の中にあるのは、常にその新しいことをどう組み込んでいくかということです。

やり方や関わるメンバー、優先順位もどんどん変わっていくので、「ここまでは任せられるな」とゆっくり考えていたら、もうその業務自体が不要になっているということもあるんです。

___そのような変化の激しい環境で、ワカルクはどのように対応していましたか？

久保さん： 毎週打ち合わせの時間をいただいて、そのとき困っていることを事前に整理する暇もなくお話ししているんですけど、ワカルクさんが丁寧に聞いて、「この部分はお手伝いできそうですね」と整理してくださる。そこから徐々に業務が固まっていくので、とても助かっています。

ワカルクさんは、まさに「ラストワンマイル」を担ってくれている存在だと感じています。やりたいことや改善したいことがふわっと浮かんでも、ツールだけでは、なかなか自動化まで持っていけないことがあります。

でもワカルクさんとのお付き合いが始まってからは、「ここは完全自動化できないけれど、ワカルクさんに頼めば、この時点で自分たちの手から離せる」という安心感が生まれました。メンバーからも「こういう作業は継続的にお願いしても大丈夫そうだ」という声が出てきていて、業務の駆け込み寺のような存在として自然に頭に浮かぶようになっています。

___チーム全体でワカルクを活用いただいているということですね。

久保さん： そうですね。メンバーの発言からも「ちょっとこういうふうにしたいんですけど、こんな作業が発生するのでここはワカルクさんにお願いできれば」みたいな発言が出てきています。

でも、もしワカルクさんがいなかったら、「これ誰やるの？」「ちょっとこれ今しんどいね」「優先順位があるでしょ」「いつまで待つの？」みたいなことになっていたと思います。そういう心理的な負担も含めて、非常に心強いですね。

３.「こんなことまで気づいてくれるんだ！」という驚きの「巻き取り力」

___久保さんの営業領域に続いて、児玉さんのマーケティング領域でもご活用いただくことになりましたね。

児玉さん： 私は最初からお願いしたい業務が比較的明確でした。私の業務は外部のいろいろな専門家の力を借りて成り立っているのですが、どうしても内部でやるしかない、またはその方が効率的という部分があって、自分で抱え込むしかなく滞りが発生していたんです。

___実際にワカルクと打ち合わせをしてみていかがでしたか？

児玉さん： すごく印象的だったのが、ワカルクさんの巻き取り方です。私が依頼したい部分に絞って説明をしていたら、ワカルクさんが「その前後の業務はどうなっていますか？」「その前の工程、児玉さんが対応しているのではないですか？」「それが忙しい原因になっていないですか？」と言われて。

「え、こんなことに気づいてくれる外注の方っているんだ」と思いました。今まで接してきた外注の方は、「どこまでやるかを指示してくださいね」というスタンスの方が大多数だったので、とても驚きました。

___具体的にはどのような業務をお引き受けすることになったのでしょうか？

児玉さん： 一番驚いたのは、メルマガの文案作成です。こういう業務って、期待するクオリティがあいまいで、私の中でもどれぐらいのレベルにするかが決まってるわけじゃない部分もあるので、なかなか人に頼めずにいました。

でもワカルクさんが「メルマガの文案は書けます」とおっしゃって、すごくびっくりして。自社のPRに関わる部分でもあるので、それをお願いしていいんだろうかと判断しきれず、上司に相談したところ、「お願いしてみたら」と後押しされて、お願いすることになりました。

4.月10時間程の工数削減と、心理的負担の軽減

___実際にワカルクに依頼されて、どのような効果がありましたか？

久保さん： セキュリティチェックシートの対応については、以前は営業メンバーが自分で1次チェックをして、極力わかるところを埋めた上で、社内の専門チームの方にお願いするという流れでした。専門チームにも時間がかかる業務なので、申し訳ないなと思いながらお願いしていたんです。

でも1次チェックをワカルクさんにお願いすることができるようになって、そこは大幅に楽になりました。営業チーム全体で、月に合計10時間程削減できたので、この効果は大きいですね。

児玉さん： 私の場合、メルマガは週次で送信していて、以前は1人で何とか運用していましたが、トータルすると1時間ぐらいかかっていました。それ以上に大きかったのが、心理的な負担です。

作業が大変なことがわかってるので、着手するまでに時間がかかるんです。どうしても後回しにしてしまうので、ようやく始めたときにはもう既にギリギリという状況で、それがまた大変になるという悪循環を生み出していました。
今はワカルクさんが定期的に原稿を出してくださるようになったので、私は確認作業に集中できるようになりました。心理的なボトルネックが取り除かれたことで、ものすごく楽になりました。

___業務量の変化についてはいかがでしょうか？

児玉さん： 昨年1月に新しいサービスを出して、商材としての存在感が増しているので、計測や分析業務が1.5倍ぐらいに増えています。でも特に私個人の業務負担は増えていないんです。

その部分をワカルクさんに巻き取っていただいているからこそ、「プロダクトが増えたのでめちゃくちゃ大変」という思いをせずに今の形に持ってこれたと思います。ワカルクさんがいなかったら、この拡大は継続できませんでした。

5.「何をやるか」の前に「なぜやるか」から話す。それが、 外部パートナー活用のコツ。

___お二人とも、外部パートナーとうまく連携するために意識していることはありますか？

久保さん： 背景や、なぜそれをやるのかという話をすることですね。メンバーに対してもお客さまに対しても一緒だと思うんです。なぜその業務が発生したのか、どんな目的があるのかという情報があることで、取り組み方も変わってくる。

私自身も、いきなり作業だけ振られるのと、背景やストーリーを聞くのとでは全然モチベーションが違います。そういう実感があるので、ワカルクさんに対しても同じように接しています。

___今後への期待があれば教えてください。

久保さん： 期待というよりも、私自身がもっとお願いできることがあるんだろうなという思いの方が大きいです。生煮えの状態で相談しても整理してもらえるので、話す中で自分の考えも整理されます。「今はまだ上手く整理できていないけど、次回までにここを整理したらもっとお願いできそうだな」みたいな感じで。今のままで本当にありがたいです。

児玉さん： 現状でも、当初お願いしたいと思っていたことを超えたお願いをさせてもらっています。新しい方が加わっても情報の引継ぎにロスがなく、特定の人だからうまくいくというのではなく、チーム全体として同じ品質でアウトプットをいただけるので、いつも安心感を覚えています。

今後は、日常業務のサポートだけでなく、弊社が新しいことにチャレンジするときの力になっていただければという期待を持っています。引き続きお力をお借りできればと思います。

___ぜひ新しいチャレンジもご一緒させてください。本日はありがとうございました！